El error de depender de ti mismo
La mayoría de nosotros intentamos mejorar confiando en nuestra capacidad de resistir tentaciones, recordar hacer las cosas, y motivarnos cuando no queremos. En otras palabras, confiamos en una versión idealizada de nosotros mismos que raramente se presenta.
La realidad es que somos distraídos, olvidadizos, y nuestra energía fluctúa. La versión de ti de las 7pm después de un día difícil no es la misma versión que tomó decisiones ambiciosas el domingo por la mañana.
La solución no es tratar de ser más disciplinado, sino diseñar sistemas donde la versión cansada, distraída, y desmotivada de ti todavía hace lo correcto.
Qué es un sistema personal
Un sistema personal es una estructura, proceso, o configuración de tu ambiente que hace que los comportamientos deseados sean más fáciles y los indeseados más difíciles.
No depende de que recuerdes hacer algo, porque el sistema te lo recuerda. No depende de que resistas tentaciones, porque el sistema las elimina o dificulta. No depende de que estés motivado, porque el sistema hace que la acción sea el camino de menor resistencia.
Principio 1: Reduce la fricción de lo bueno
Cada pequeño obstáculo entre tú y el comportamiento deseado es una oportunidad para abandonar. Si para ejercitar tienes que buscar la ropa, preparar la bolsa, ir al gimnasio, esperar una máquina... cada paso es una barrera.
Reduce las barreras: deja la ropa lista la noche anterior, ten una rutina que puedes hacer en casa, programa el ejercicio inmediatamente después de algo que ya haces.
Aplica esto a todo: si quieres leer más, ten el libro visible y abierto. Si quieres comer mejor, ten la comida saludable preparada y accesible. Si quieres trabajar concentrado, ten tu espacio de trabajo despejado y listo.
Principio 2: Aumenta la fricción de lo malo
El reverso funciona igual. Cada obstáculo adicional entre tú y el comportamiento indeseado es una oportunidad para no hacerlo.
Si revisas demasiado el teléfono, ponlo en otra habitación o activa el modo no molestar automáticamente. Si comes snacks sin pensar, no los tengas en casa. Si procrastinas en redes sociales, usa bloqueadores de sitios.
No confíes en tu fuerza de voluntad para resistir lo que está a un clic de distancia. Haz que ese clic sea más difícil.
Principio 3: Automatiza lo que puedas
Algunas decisiones se pueden eliminar completamente automatizándolas. Transferencias automáticas a ahorro, pagos programados, suscripciones a servicios que quieres usar, recordatorios recurrentes.
Cada decisión que automatizas es una decisión que no tienes que tomar, y por tanto no puede fallar por falta de motivación o atención.
Revisa tu vida y pregúntate: ¿qué cosas tengo que recordar hacer regularmente que podrían ser automáticas?
Principio 4: Usa reglas en lugar de decisiones
Las decisiones agotan. Cada vez que evalúas opciones y eliges, usas energía mental. Las reglas eliminan la necesidad de decidir.
En lugar de "voy a tratar de comer menos dulces" (decisión cada vez que ves un dulce), es "no como dulces entre semana" (regla que elimina la decisión).
Las reglas pueden parecer rígidas, pero en realidad son liberadoras. Ya no tienes que pensar si hoy sí o hoy no. La regla ya decidió por ti.
Principio 5: Diseña para la persona que serás, no la que eres ahora
Cuando planificas con energía y claridad, imaginas una versión de ti que siempre tendrá esa energía. Pero la persona que ejecutará el plan probablemente estará cansada, distraída, o de mal humor.
Diseña tus sistemas asumiendo que serás la peor versión de ti mismo. ¿Qué necesita esa persona para todavía hacer lo correcto? Esa es la pregunta que tu sistema debe responder.
Ejemplo: el sistema de trabajo
Supongamos que quieres trabajar de forma más enfocada. Un enfoque basado en voluntad sería: "voy a concentrarme más y distraerme menos".
Un enfoque basado en sistemas:
- Tener un espacio de trabajo dedicado solo para trabajo (ambiente)
- Usar bloqueadores de sitios durante horas de trabajo (fricción para lo malo)
- Dejar el teléfono en otra habitación (fricción para lo malo)
- Empezar cada sesión de trabajo con una tarea específica ya definida (reducir decisiones)
- Programar alarmas para tomar descansos (automatización)
- Usar auriculares con ruido blanco para aislar distracciones (ambiente)
Ninguno de estos elementos requiere motivación o fuerza de voluntad. El sistema te empuja hacia el comportamiento correcto.
Ejemplo: el sistema de seguimiento de clientes
Quieres dar mejor seguimiento a tus clientes. Enfoque de voluntad: "voy a recordar escribirles".
Enfoque de sistemas:
- Un momento fijo del día dedicado exclusivamente a seguimientos (rutina)
- Una lista única donde registras todos los seguimientos pendientes (un solo lugar)
- Recordatorios programados para cada seguimiento importante (automatización)
- Plantillas de mensajes para no tener que pensar qué escribir (reducir fricción)
- Revisar la lista como lo primero del día, antes de distraerte (secuencia)
Otra vez, el sistema hace el trabajo pesado. Tu única tarea es mantener el sistema.
Los sistemas requieren mantenimiento
Ningún sistema funciona perfectamente para siempre. Las circunstancias cambian, los sistemas se desactualizan, nuevos problemas aparecen.
Parte de tener buenos sistemas es revisarlos periódicamente y ajustarlos. ¿Qué está funcionando? ¿Qué no? ¿Qué fricciones nuevas aparecieron? ¿Qué automatizaciones podrían agregarse?
Esta revisión también es un sistema: un momento regular (semanal, mensual) donde evalúas y ajustas tus otros sistemas.
El meta-sistema
El sistema más importante es el sistema para crear y mantener sistemas. Suena meta, pero es verdad.
Si tienes un proceso para identificar problemas, diseñar soluciones sistémicas, implementarlas, y evaluarlas, puedes mejorar continuamente cualquier área de tu vida.
La mayoría de la gente no tiene esto. Identifica un problema, intenta algo impulsivamente, falla, y asume que el problema es su falta de disciplina.
Empieza pequeño
No intentes sistematizar toda tu vida de una vez. Elige un área problemática, diseña un sistema simple, impleméntalo, y observa qué pasa.
Si funciona, genial. Si no funciona, ajústalo o prueba algo diferente. Con el tiempo, tendrás múltiples sistemas trabajando en conjunto, y tu vida requerirá mucha menos fuerza de voluntad.